O inventário de TI é um documento que relaciona todos os softwares e hardwares e suas principais informações. Ou seja: nele, você encontrará as licenças e atualizações dos sistemas, os números de série, datas de garantia dos equipamentos e quais usuários estão instalados.
Esse tipo de controle possibilita saber facilmente quando é preciso atualizar uma licença, trocar uma máquina ou mandar para a garantia de fábrica. Logo, cuidar de cada ativo de Tecnologia da Informação é valorizar e garantir o bom andamento da organização em longo prazo.
Nas próximas linhas você vai descobrir como fazer e qual a importância de manter o inventário de TI atualizado. Acompanhe!
A importância do inventário de TI
Existe uma norma regulamentadora para software, a SAM (Software Asset Management). No entanto, essa norma é desconsiderada por muitas empresas que negligenciam as atualizações e modernizações de seus equipamentos.
Além disso, a ISO (International Standards Organization), especialmente sua família 19770, estabelece padrões para a atualização de hardware e softwares, estipulando boas práticas sobre gerenciamento e inventários de TI.
Há diversas maneiras de realizar o controle do inventário de TI e contrapô-lo ao ISO para confirmar a funcionalidade e vida útil dos ativos da sua empesa. Seja por meio de uma simples planilha ou via ferramentas que identificam o que está conectado à sua rede (e assim categorizam os aparelhos), o importante é registrar aquilo que é relevante para a organização e o ISO.
Isso significa identificar quais programas estão rodando, qual usuário utiliza qual máquina, qual a idade dos equipamentos, o tipo de componente etc. Por esses motivos, manter um bom inventário ajuda a garantir o funcionamento adequado das máquinas.
A seguir, você encontra boas dicas para otimizar esse processo.
Nomeie um responsável
A primeira coisa a ser feita é nomear um responsável para fazer o controle do inventário. Essa pessoa é quem vai fazer as atualizações e inserir as informações coletadas no documento, ainda que a empresa utilize um sistema automatizado de gestão de ativos.
Tenha o inventário de TI salvo na nuvem
É possível fazer o inventário de TI em uma planilha do Excel, no Word ou mesmo em um caderno. Porém, o ideal é que o documento esteja salvo na nuvem. Assim, o arquivo pode ser acessado de qualquer lugar caso o desktop ou notebook utilizado para registrar os dados sofra algum dano.
Tenha um documento de gestão do conhecimento
Ter um documento de gestão do conhecimento, explicando como fazer as atualizações, os rastreios e como utilizar o sistema escolhido é essencial, pois qualquer pessoa precisa ser capaz de entendê-lo e utilizá-lo.
Isso evita que a empresa fique sem saber como o trabalho é realizado caso o funcionário que gerencia os ativos de TI se demita, por exemplo.
Rastreie os ativos
Cada componente tem um ciclo de vida próprio. Sempre que houver mudança de fase do ativo ou ele for trocado, essa informação deve ser documentada.
Acompanhar o ciclo de vida de cada hardware e software permite melhores decisões quanto à atualização, compra e troca de equipamentos.
Crie uma rotina de atualização
O responsável pelo inventário de TI deve criar uma rotina de atualização para garantir que nada vai ser deixado de lado. Produzir um checklist de atualização também é uma maneira de diminuir o risco de erro humano, ainda que tudo seja feito manualmente.
Conhecer as normas regulamentadoras, nomear um responsável, assim como ter o inventário salvo em nuvem e elaborar um tutorial explicando como os procedimentos devem ser feitos são práticas eficazes para o sucesso da operação.
Por fim, a atualização constante e uma rotina preestabelecida são fundamentais para reduzir falhas que possam comprometer a situação financeira da empresa, como o pagamento de indenização por uso indevido de um software, por exemplo.
Se gostou deste post sobre inventário de TI, leia também o conteúdo que discute a importância de alinhar as medidas adotadas por gestores às instruções normativas. Vale a pena conferir este artigo que aborda complicance!
